Como organizar um evento corporativo de sucesso

22 mar Como organizar um evento corporativo de sucesso

Organizar um evento corporativo é sempre um desafio. No entanto, estes momentos são importantes para integrar mais as equipes ou se aproximar dos clientes. Quem não tem muita experiência no assunto fica sempre em dúvida de como organizar um evento corporativo de sucesso.

Como organizar evento corporativo de sucesso

Fonte: Virtual Elves.

É preciso se preocupar com todos os aspectos do evento. Não basta uma mega produção se a programação do evento não for bem pensada e pertinente aos convidados. É justamente por isso que criamos esse pequeno guia para te ajudar a organizar um evento corporativo de sucesso!

Pré-evento: essa é a etapa de pré-produção, onde os objetivos e a programação do evento serão definidos. Esse é o momento de definir data, hora e local, além de uma equipe que ficará encarregada de providenciar todo e qualquer detalhe para que o evento seja um sucesso. Dê preferência a pessoas que já organizaram eventos ou considere contratar uma assessoria para auxiliar na preparação.

Esse também é o momento de buscar alguns patrocínios e fornecedores para o evento. Como patrocinadores, busque pessoas e empresas que tem a ver com o que será discutido no evento e, se possível, convide algum diretor, gestor ou até o CEO para palestrar. Quanto aos fornecedores, existem empresas especializadas em fornecer tudo o que um evento necessita. Quem não tem muita experiência em organizar um evento corporativo deve considerar essas empresas, pois elas fornecem absolutamente tudo para o evento, desde a comida e a bebida até as louças e os guardanapos.

Como organizar evento corporativo de sucesso

Há também locais que tem equipes especializadas em organizar e servir eventos corporativos, e é interessante considerá-los. Assim, a equipe de produção pode se preocupar com outros aspectos do evento, enquanto fica por conta da casa de festas preparar o espaço e servir os convidados.

É na pré-produção que os convites são enviados e o evento é divulgado, tanto interna quanto externamente. Esse também é o momento de preparar o material gráfico que será utilizado e distribuído, como banners, folhetos, apostilhas, etc., assim como os brindes. Mas, antes de mandar fazer um monte de canetas, bloquinhos e canecas, entre em contato com os patrocinadores e veja se eles disponibilizam algum material para distribuição. Verifique também todo o material eletrônico que será utilizado, como computadores, tablets, projetores, microfones, caixas de som, etc., e, se possível, tenha alguns de reserva.

Não é possível prever imprevistos, mas é possível se precaver. Por exemplo, disponibilizar guarda-chuvas na entrada do evento é uma boa ideia, pois não há como saber como estará o tempo no dia. Quando o planejamento é bem feito fica muito mais fácil contornar os imprevistos.

Como organizar evento corporativo de sucesso

Fonte: Rent a Computer.

Evento: o dia do evento propriamente dito é uma grande correria para quem está organizando-o. Aproveite a véspera para fazer um check-list de tudo o que será preciso, para não esquecer nada e poder manter sua atenção na montagem do evento. É preciso estar atento a todos os detalhes. Portanto, designar tarefas é fundamental. Se já é quase impossível organizar um evento corporativo de sucesso sozinho, imagine montá-lo!

Chegue cedo ao local para conferir se está tudo montado e o que precisa de retoques finais. Fixe a programação do evento em locais estratégicos, para que os participantes tenham a oportunidade de se lembrar do que será oferecido durante o dia e dos horários.

Durante o evento, monitore o tempo de cada palestra, workshop e oficina para manter a programação dentro do esperado. Em geral, as pessoas não gostam quando o evento atrasa ou um palestrante se estende demais. Portanto, esteja sempre atento a qualquer coisa que saia do que foi estipulado e combinado na etapa de pré-produção.

Como organizar evento corporativo de sucesso

Fonte: Stars Your Business.

Pós-produção: todo evento tem uma etapa posterior, de desmontagem, quando o evento chega ao fim. No entanto, também é necessário avaliar como o evento corporativo foi recebido por seus participantes. Por isso, é interessante fazer uma pesquisa se opinião e satisfação. Isso vai ajudar na produção dos próximos eventos e ver como foi a permeabilidade do que ocorreu no evento, se as pessoas acharam relevante, se gostaram do que foi apresentado e de como tudo foi feito. Assim, quando houver necessidade de organizar outro evento corporativo, é possível aplicar algumas mudanças no que as pessoas não gostaram e repetir o que foi um sucesso.

Se houver críticas, não as leve para o lado pessoal, principalmente se você for um iniciante na organização de eventos. Encare-as mais como uma possibilidade de realizar um evento ainda melhor no futuro.

Seguindo esse pequeno guia de como organizar um evento corporativo de sucesso, com certeza você e sua equipe conseguirão entregar um ótimo trabalho!